Maža įmonė ar stambi įmonė – visoms svarbu kaip suvaldyti verslo procesus įmonės viduje. Mažoje įmonėje tai gali apsiriboti žodiniais ar rašytiniais normatyvais, tuo tarpu stambioms įmonėms gali prireikti sudėtingesnių sistemų apimančių ir sureguliuojančių tarpusavyje visus padalinius.

Verslo procesų valdymo sistemos buvo sukurtos tam, kad įmonės lengviau suvaldytų viduje įmonės vykstančią veiklą. Tarkim, Contour Enterprise sistema apima visas verslo grandis.

Kas yra verslo procesas?

Verslo procesas dažnai apibrėžiamas kaip veikla susijusi su vertės kūrimu. Proceso metu transformuojamos veiklos sąnaudos į didesnę pridėtinę vertę – sukuriami produktai ar paslaugos. Verslo valdymo sistema įdiegta įmonėje padeda kontroliuoti tuos verslo procesus ir užtikrinti efektyvesnę veiklą.

Paprasčiausia kalba šnekant, verslo procesas, tai procesas kuomet turima žaliava paverčiama į produktą – už grūdų į duoną, iš plieno į automobilį ir panašiai. Visi procesai, kurie vyksta nuo grūdų įsigijimo iki jų pavertimo į produktą, ir po to produkto pardavimo procesas turi būti optimizuotas ir visiems darbuotojams puikiai suprantamas.

Verslo procesai būna trijų rūšių: valdymo procesai, operaciniai procesai, pagalbiniai procesai. Tam, kad šios trys rūšys veiktų vienu metu optimaliai, svarbu įmonėje įdiegti tai palaikančią sistemą. Sistema turi apimti koncepcijas, metodus, technikas, kurios pagerintų kūrimo, administravimo, pokyčių, sprendimų priėmimo ir verslo procesų analizę.

Kada įmonėms reikėtų susirūpinti savo procesų valdymu?

Susirūpinti verslo procesų gerinimu reikėtų susirūpinti, jeigu:

• Įmonės pirkėjai, partneriai, klientai ar tiekėjai skundžiasi verslo procesu;
• Daromos tos pačios klaidos arba tų klaidų yra itin daug;
• Jei jaučiama, kad tarp įmonės darbuotojų (padalinių) yra informacijos vakuumas (izoliacija);
• Dubliuojasi skirtingų skyrių ar padalinių darbuotojų funkcijos / informacija;

Taip pat vertėtų optimizuoti verslo procesus, kai norima tobulinti įmonės viduje vidinį bendradarbiavimą tarp skyrių, jei norima, kad darbuotojai dirbtų efektyviau, išnaudotų naudingiau ribotą laiką ar sukurtų daugiau vertės. Taip pat pradedama galvoti apie verslo procesų valdymo optimizavimą, kai prisiimama naujų didelių įsipareigojimų (pvz., prekių pristatymas yra griežtai reglamentuotas su didelėmis baudomis už vėlavimą) klientams ar verslo partneriams ir norima ekonomiškiau atlikti užsakymus.

Kaip vidutinėms ir stambioms įmonėms suvaldyti verslo procesus?

Pirmiausiai, kad suvaldyti procesus įmonės turi turėti aiškų suvokimą kokie verslo procesai vyksta įmonėje. Kokie būtini žingsniai nuo tiekėjo iki vartotojo. Neaprašyti ar nestandartizuoti verslo procesai gali sukelti tam tikrus barjerus siekiant tikslų įmonės viduje.

Vienas iš sprendimų yra įdiegti įmonėje įvairias programines įrangas, kurios gali optimizuoti tam tikras verslo proceso rūšis atskirai. Tai tinkamas variantas smulkiose įmonėse, kurios informacijos srautai ir darbuotojų kaita nėra dideli. Tačiau vidutinėms ir stambioms įmonėms – atskiros sistemos kiekvienam padaliniui nėra optimalus sprendimas.

Kaip minėta anksčiau – išskiriamos trys verslo procesų rūšys, kurios visos vienu metu egzistuoja įmonės veikloje. Valdymo procesai nėra atskirti ir izoliuoti nuo operacinių įmonės procesų, kaip ir pagalbiniai nėra izoliuoti nuo kitų dviejų. Kiekvienas iš šių procesų yra susijęs su kitais dviem. Kuo didesnė ir sudėtingesnė įmonės struktūra, tuo tie procesai vienas su kitu labiau susipynę, tuo sudėtingesnės sistemos reikalauja veikla ir norimas pasiekti tikslas.

Kiekviena įmonė optimizuodama veiklą visų pirma turi nustatyti ryšius tarp procesų ir tuos ryšius gerinti, ko pasekoje bus gerinimas viso verslo proceso. Neveltui yra prikurta įvairių verslo valdymų sistemų – nemokamų ir mokamų, licencinių ir atviro kodo, apjungiančių kelias proceso rūšis ar visas įmanomas.

Nėra vienos teisingos verslo valdymo sistemos, nes kiekvienos įmonės poreikiai ir procesai skirtingi. Tačiau svarbu žinoti, kad integruota verslo valdymo sistema turi užtikrinti, kad vienoje sistemoje bus suderinti visi trys verslo procesai. Tiek pasirūpinta, kad valdymo proceso dalys, tokios kaip strateginis ir korporatyvinis valdymai bus integruoti. Taip pat bus viskas apie operacinius įmonės procesus – pardavimus, pirkimus, rinkodara ir gamyba. Bei pagalbiniai verslo procesai, kuriuos sudaro apskaita, darbuotojų samdymas ir informacinės technologijos.

Verslas, tai gyvas organizmas, kurio gyvavimas priklauso nuo bet kurios verslo grandies, todėl svarbu, kad įmonėje be jokių blokų, skaidriai būtų dalinamasi informacija. Tokiose verslo valdymo sistemose kaip Contour Enterprise, visoms verslo procesų grandims ne tik prieinama būtina darbui atlikti informacija, tačiau ją galima pasiekti iš bet kurios pasaulio vietos.

—

Šiai dienai integruota verslo valdymo sistema debesyse – geriausias sprendimas vidutinėms ir didelėms įmonėms optimizuoti savo veiklą ir užtikrinti, kad procesas įmonės viduje vyktų kuo sklandžiau, o sukuriama vertė būtų kuo didesnė. Jei įmonė nėra užtikrinta, kad jai reikalinga tokia sistema – paieškokite partnerių, kurie siūlo nemokamai išbandyti verslo valdymo sistemą.